Polityka prywatności
Projekt dokumentu — wymaga weryfikacji przez prawnika przed uruchomieniem platformy.
Wersja robocza z 17 października 2026 r. Miejsca oznaczone [do uzupełnienia: …] trzeba uzupełnić danymi firmy.
Ten dokument wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w platformie ValFreeMa, w jakim celu, jak długo i jakie prawa Ci przysługują (art. 13 RODO — rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679).
1. Administrator danych
Administratorem danych jest: [do uzupełnienia: pełna nazwa firmy], [do uzupełnienia: adres siedziby], NIP [do uzupełnienia: NIP], REGON [do uzupełnienia: REGON], KRS [do uzupełnienia: numer KRS], [do uzupełnienia: sąd rejestrowy], kapitał zakładowy [do uzupełnienia: kwota kapitału]; e-mail: [do uzupełnienia: adres e-mail].
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na adres [do uzupełnienia: adres e-mail]. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. [do uzupełnienia: prawnik: potwierdzić, że wyznaczenie IOD nie jest wymagane]
2. Jakie dane przetwarzamy
- Konto: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (wyłącznie w postaci skrótu — nie znamy go), a przy logowaniu przez Google — identyfikator konta Google.
- Profil wykonawcy: nazwa, forma działalności, NIP, REGON, KRS, dane z wykazu podatników VAT (nazwa, adres, status), kod pocztowy siedziby, zasięg, specjalizacje, opis, numer telefonu, zdjęcia portfolio.
- Zlecenia i oferty: opis prac, miejscowość, kod pocztowy, dzielnica, budżet, terminy, zdjęcia i dokumenty, treść ofert i historia ich zmian.
- Transakcje: zaakceptowane oferty, kwoty prowizji, terminy i daty płatności.
- Faktury: dane do faktury (imię i nazwisko albo nazwa firmy, NIP, adres) oraz wystawione faktury i korekty za prowizję.
- Komunikacja: wiadomości na czacie (także oryginalna treść przed ukryciem danych kontaktowych), opinie i odpowiedzi, zgłoszenia, odwołania.
- Dane techniczne: adres IP i informacja o przeglądarce przy logowaniu, dane sesji (pliki cookies niezbędne do logowania).
- Statystyki ruchu: oglądane strony, czas na nich, wyszukiwane usługi, strona, z której przychodzisz, rodzaj urządzenia, przeglądarki i systemu, region oglądanego zlecenia lub przybliżony region i miejscowość ustalone z adresu IP (baza IP Geolocation by DB-IP); za zgodą na cookies analityczne — także losowe identyfikatory przeglądarki i wizyty oraz powiązanie z kontem. Adresu IP przy statystykach nie zapisujemy.
- Bezpieczeństwo: ostrzeżenia, blokady, informacje o możliwych powiązaniach kont.
Zdjęcia przesyłane do platformy są zapisywane od nowa — usuwamy z nich metadane EXIF, w tym współrzędne GPS. Przy zdjęciach portfolio wykonawcy przed usunięciem metadanych automatycznie sprawdzamy, czy nie zawierają oznaczeń obrazu wygenerowanego przez AI, i zapisujemy model aparatu oraz „odcisk” obrazu (krótki skrót do wykrywania duplikatów) — w celu zapobiegania oszustwom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Prowadzenie konta, publikacja zleceń i ofert, czat, udostępnienie kontaktu po zapłacie prowizji, powiadomienia e-mail o zdarzeniach na koncie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy (regulaminu) |
| Weryfikacja telefonu kodem SMS i NIP w wykazie podatników VAT | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO — umowa oraz prawnie uzasadniony interes (wiarygodność wykonawców) |
| Rozliczenie prowizji, faktury, obowiązki podatkowe i rachunkowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny |
| Zapobieganie oszustwom: zapis adresów IP logowań przez 30 dni, wykrywanie powiązanych kont, ukrywanie danych kontaktowych w czacie, ofertach, zleceniach i profilach oraz zapis prób ich podania (rodzaj miejsca i data, bez treści), wgląd administratora w oryginalną treść wiadomości w razie podejrzenia naruszenia; skrót NIP-u i telefonu usuniętego konta z ostrzeżeniami lub blokadami (wykrycie ponownej rejestracji w celu obejścia kar) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (uczciwość ofert, bezpieczeństwo użytkowników) |
| Publiczne opinie, ostrzeżenia i odznaki w profilu wykonawcy | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO — umowa oraz interes klientów w rzetelnej informacji |
| Rozpatrywanie zgłoszeń, reklamacji, odwołań; ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi | art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO |
| Statystyki ruchu z identyfikatorami (cookies analityczne): ulepszanie serwisu, wybór usług do promocji i tematów poradników | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda (możesz ją wycofać w „Ustawieniach cookies”) |
| Anonimowe liczenie odsłon (bez identyfikatorów i adresu IP) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (podstawowa statystyka serwisu) |
Nie wysyłamy reklam ani newslettera i nie korzystamy z narzędzi analitycznych ani reklamowych firm trzecich — statystyki ruchu prowadzimy sami, na naszym serwerze, i przechowujemy przez 14 miesięcy.
4. Zautomatyzowane decyzje
Jeżeli konto wykonawcy logowało się w ostatnich 30 dniach z tego samego adresu IP co klient, platforma automatycznie nie pozwala temu wykonawcy składać ofert w zleceniach tego klienta. Ograniczenie dotyczy tylko zleceń tego jednego klienta; o potwierdzeniu powiązania i ewentualnych sankcjach decyduje człowiek (administrator). Możesz wyjaśnić sytuację, pisząc na [do uzupełnienia: adres e-mail] — administrator może znieść ograniczenie (np. przy wspólnej sieci w biurze). [do uzupełnienia: prawnik: ocena w świetle art. 22 RODO]
5. Komu przekazujemy dane
- Innym użytkownikom — w zakresie opisanym w regulaminie: profil wykonawcy, opinie i ostrzeżenia są publiczne; zlecenia są publiczne bez dokładnego adresu; dane kontaktowe stron są udostępniane dopiero po zapłacie prowizji.
- Podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie (na podstawie umów powierzenia):
- Brevo (Sendinblue SAS, Francja) — wysyłka e-maili (potwierdzenie adresu, reset hasła, powiadomienia);
- SMSAPI (LINK Mobility Poland sp. z o.o., Polska) — wysyłka kodów SMS;
- dostawca serwera: [do uzupełnienia: nazwa i kraj dostawcy serwera];
- [do uzupełnienia: operator płatności i system do faktur — po ich wyborze].
- Google — tylko jeśli wybierzesz logowanie przez konto Google (Google działa wtedy jako odrębny administrator).
- Organom publicznym — gdy wymagają tego przepisy prawa.
Dane przechowujemy na serwerach w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli dostawca przekazuje dane poza EOG, odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych. [do uzupełnienia: prawnik: potwierdzić po podpisaniu umów powierzenia]
6. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Adresy IP logowań | 30 dni — starsze wpisy są usuwane automatycznie |
| Zapis prób podania danych kontaktowych przed akceptacją oferty | 1 rok — starsze wpisy są usuwane automatycznie |
| Konto, profil, zlecenia, oferty, wiadomości, pliki | do usunięcia konta |
| Transakcje, prowizje, faktury | 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy (przepisy podatkowe i o rachunkowości) — po usunięciu konta bez imienia, e-maila i telefonu |
| Ostrzeżenia, blokady, zgłoszenia | ostrzeżenie jest publiczne przez 6 miesięcy; historia nadużyć — do upływu terminu przedawnienia roszczeń [do uzupełnienia: prawnik: wskazać okres] |
| Skrót NIP-u i telefonu usuniętego konta, które miało ostrzeżenia lub blokady | 3 lata od usunięcia konta — przechowujemy tylko jednokierunkowy skrót (nie da się z niego odczytać numeru) |
| Kody weryfikacyjne, linki do resetu hasła | do 1 godziny (kody SMS — 5 minut) |
| Kopie zapasowe | [do uzupełnienia: okres przechowywania kopii zapasowych] |
7. Usunięcie konta
Konto usuniesz samodzielnie w Ustawieniach konta (po potwierdzeniu hasłem). Wtedy:
- aktywne zlecenia są anulowane, a aktywne oferty wycofywane;
- usuwamy imię i nazwisko, e-mail, telefon, hasło, sesje, historię logowań, powiadomienia, zdjęcia, dokumenty, portfolio, dane firmy, opisy zleceń oraz treść Twoich wiadomości i ofert;
- wystawione opinie pozostają widoczne jako „Konto usunięte” — oceny są potrzebne wykonawcom i innym klientom;
- zakończone transakcje i prowizje pozostają w formie zanonimizowanej — wymagają tego rozliczenia;
- jeśli konto miało ostrzeżenia lub blokady, przez 3 lata przechowujemy skrót (jednokierunkowy) NIP-u i numeru telefonu. Gdy ktoś poda je przy nowym koncie, administrator dostaje informację do sprawdzenia — nie ma automatycznej blokady;
- przed usunięciem trzeba zapłacić zaległą prowizję i poczekać na zakończenie transakcji oczekującej na płatność.
8. Twoje prawa
- dostęp do danych i ich kopia — „Pobierz moje dane” w Ustawieniach konta (plik JSON, który możesz też przenieść do innego serwisu);
- sprostowanie danych;
- usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym”) — patrz punkt 7;
- ograniczenie przetwarzania;
- sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
- skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Na wnioski odpowiadamy w ciągu miesiąca. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych konta (imię, e-mail) nie można korzystać z platformy, a bez telefonu — składać ofert.
9. Bezpieczeństwo
Połączenie z platformą jest szyfrowane (HTTPS), hasła przechowujemy wyłącznie jako skróty kryptograficzne, dostęp do panelu administratora mają tylko uprawnione osoby, a pliki są udostępniane z kontrolą uprawnień.
10. Cookies
Używamy cookies niezbędnych do logowania oraz — za zgodą — analitycznych (własne statystyki). Szczegóły i zmiana wyboru: Informacja o cookies i „Ustawienia cookies” w stopce.